Tabungan sudah terkumpul. Ide terbayang dengan solid di kepala. Motivasi dan semangat berada di puncak. Saatnya membuka Coffee Shop yang sudah diidam-idamkan. 

Kalau mengingat momen ini di akhir tahun 2016, rasanya ingin sekali memukuli / menghajar diri sendiri dan kedua partner saya. Banyak sekali aspek yang tidak termasuk dalam pertimbangan - alhasil membuat kami kecewa, rugi, bertengkar, dan sempat kehilangan semangat.

Meskipun ketidakmatangan rencana tersebut yang membuat perjalanan bisnis lebih seru (dan menantang tentunya), tapi rasanya malu juga kalau mengingat kelalaian-kelalaian yang timbul karena menyepelekan hal penting.

Kalau kamu sedang dalam proses atau berada di momen pembukaan cerita di atas, saya sarankan kamu meluangkan waktu 10-15 menit untuk baca artikel ini. Kalau kamu sedang membuka coffee shop, artikel ini bisa kamu pakai untuk melakukan refleksi atau memperbaiki beberapa hal. 

Semoga 10 aspek yang saya muat-muatkan dalam artikel ini, bisa membuat kamu jadi lebih bijaksana dan sukses dibanding saya. 

#1 Pola Pikir

Kenapa kamu memutuskan untuk membuka Coffee Shop? Di setiap diskusi mengenai hal ini, saya seringkali mendapati jawaban: 

• Saya ingin membagikan kopi yang enak bagi banyak orang

• Saya menemukan passion saya dalam kopi, dan saya merasa nyaman dengan orang-orang di komunitas kopi.

• Saya melihat industri kopi memiliki potensi dan peluang untuk berkembang pesat dan menjadi berkat bagi banyak orang.

• Saya ingin memiliki bisnis yang bisa menjadi tempat berkumpul teman, keluarga, dan mempertemukan orang-orang dari berbagai kelas ekonomi dan sosial.

Alasan-alasan seperti ini yang membuat saya juga jadi terinspirasi membuka dan terus menjalankan sebuah coffee shop. Meskipun tidak berarti orang-orang dengan pola pikir seperti di atas pasti berhasil, tapi menurut saya ini adalah awal yang baik. 

Pastikan juga alasan-alasan mulia di atas lebih kuat dibandingkan sekedar ingin menjadi cepat kaya lalu mendapatkan passive income. Bukan berarti keinginan memperoleh keuntungan melalui coffee shop salah. Tapi kalau posisi mental tidak tepat, kamu malah bisa jadi batu sandungan bisnis setiap ada tantangan.

Kalau kamu bermitra dengan teman, atau memiliki investor, coba adakan diskusi perihal ini terlebih dahulu. Selaraskan tujuan dan komitmen sebelum memulai. Apakah bisnis ini dibangun untuk bertahan selamanya? Atau dibuat untuk suatu hari kemudian dijual? Diskusikan juga skema exit plan kalau usaha tidak berjalan sesuai dengan harapan. 

Lakukan diskusi ini di awal dan lakukan penyelarasan secara rutin. Saya sempat ingin menyiram salah satu partner saya pakai kopi panas karena kesal. Padahal ternyata cuma salah paham.

Kenapa kamu memutuskan untuk membuka Coffee Shop? Tuliskan hal ini dengan jelas, agar kamu dapat selalu merefleksikan diri kembali di perjalanan bisnis kamu.

#2 Tim, Budaya, & Visi

Ini penting banget. Bisa dibilang hal ini adalah hal utama yang saya sesali karena tidak saya ketahui di awal.

Dalam buku Good To Great karya Jim Collins, ia menyebutkan bahwa langkah awal untuk membangun sebuah organisasi yang hebat adalah menjadi pemimpin yang memiliki kerendahan hati dan profesional.

Langkah kedua adalah mengisi tim dengan orang-orang yang tepat. Pemahaman orang tepat yang dimaksud adalah orang-orang yang disiplin dan memiliki kecocokan interpersonal dengan kamu.

Langkah ketiga adalah membangun budaya kejujuran dan keterbukaan. Budaya ini dibutuhkan agar organisasi kamu menjadi tempat kerja yang konstruktif dan siap menghadapi tantangan apapun.

Sebelum menentukan visi, membuat business model, ataupun menciptakan brand, 3 hal di atas adalah prioritas utama. Karena secanggih apapun skema bisnis yang ada di kepala kamu, semuanya bakal percuma kalau tim kamu tidak solid. 

Kalau diskusi untuk membuat strategi saja sudah bikin mau nyerah, apalagi nanti pas menjalankan. Belum lagi kalau ada yang dikit-dikit tersinggung. Ah lelah.

Coba pelajari link ini ya biar bisa belajar lebih detail -> Rangkuman buku Good to Great.

Kalau udah, yuk baru ngobrolin strategi!

#3 Cek Dompet

Idealis boleh, tapi harus realistis. Sebagai strategi awal, coba cek dompet masing-masing. Cek sekali lagi apakah tabungan/dana yang sudah kamu sediakan benar-benar cukup untuk membuka sebuah coffee shop.

Saya jabarkan dulu kebutuhan dan biaya membuka coffee shop:

• Brand Design - IDR 20 juta

• Interior Design - IDR 20 juta

• Sewa - IDR 90 juta

• Konstruksi - IDR 200 juta

• Mesin Kopi - IDR 85 juta

• Peralatan dan Mesin Lainnya - IDR 45 juta

• Perlengkapan sekali pakai - IDR 10 juta

• Tableware - IDR 10 juta

• R&D dan training - IDR 5 juta

• Gaji  - IDR 50 juta

• Belanja bahan - IDR 10 juta

• Kasir, CCTV, Sound System - IDR 15 juta

• Lain-lain - IDR 29 juta

  • Tambah Daya listrik - IDR 20 juta

  • Internet - IDR 2 juta

  • Dekorasi & Tanaman - IDR 8 juta

  • Seragam & Apron karyawan - IDR 3 juta

• Izin Usaha - IDR 12 juta

• Total - IDR 635 juta

Angka di atas saya buat berdasarkan perhitungan rata-rata kalau kamu ingin membuat coffee shop dengan interior nyaman, brand design menarik, mesin bagus, berlokasi di area pinggir jalan dengan ukuran tidak terlalu besar (sekitar 120m2), dan tanpa dapur.

Dari 14 poin di atas, kira-kira yang dulu saya perhitungkan hanya 8 poin. Udah bikin rencana, eksekusi setengah jalan, eh uangnya kurang. Kurangnya banyak pula. Akhirnya pinjam kanan kiri deh kemudian dicukup-cukupin.

Kesalahan saya waktu itu adalah terlalu memaksakan idealisme coffee shop yang ingin saya buat, dan akhirnya meminjam terlalu banyak. Padahal kalau dipikir lagi, banyak sekali biaya yang bisa saya pangkas agar dapat membuka coffee shop yang optimal dengan biaya seadanya.

Andaikan dulu saya dan teman-teman cek dompet dan semua biaya dengan lebih matang. Lebih baik saya buka seadanya dulu, kemudian fokus di strategi penjualan sambil terus melakukan pengembangan.

#4 Projection / Proyeksi

Setelah selesai cek dompet dan menentukan biaya yang ingin kamu keluarkan, saatnya berhitung lagi. Siap-siap ya, ini agak bikin pusing kalau kamu tidak suka angka.

Kapan mau balik modal? Perkiraan ideal usaha Food Service untuk balik modal ada di antara 1 - 2 tahun. Di bawah 1 tahun berarti bisnis kamu layak dikembangkan. Kalau sudah di atas 2 tahun, hmmm. Ada baiknya kamu melakukan evaluasi menyeluruh, dan mempertimbangkan kelanjutan bisnis kamu. (*menampar diri sendiri)

Agar balik modal kamu lancar, pastikan kamu menguasai cara membuat projection dengan benar. Ini Financial Dashboard yang biasa saya gunakan dalam melakukan projection dan mengecek kelayakan bisnis setiap bulan:

• Pendapatan setelah dikurangi pajak: 100%

• Harga Pokok Produksi: 35%

• Gaji: 25%

• Sewa: 10%

• Utilities: 5%

• Pemasaran: 5%

• Keuntungan: 20%

Setelah mengetahui ini, kamu bisa memperkirakan kira-kira berapa penghasilan yang harus kamu dapatkan agar bisa balik modal sesuai target. Dan biaya apa saja yang harus kamu jaga dengan ketat agar tidak bocor.

Pada saat kamu membuat projection jangan lupa juga untuk memasukkan pajak tahunan dan THR. Kalau kamu membayar kontrak sewa per tahun, pastikan kamu selalu bisa menyisihkan uang setiap bulan untuk membayar sewa tahun selanjutnya.

Pada perencanaan biaya, masukkan gaji kamu juga ya. Kalau tidak, kamu bakal lemas menjalaninya. Set di angka yang wajar, sesuai dengan perkembangan bisnis kamu.

#5 Riset

Strategi ketiga adalah melakukan riset. Kumpulkan data sebanyak mungkin, agar kamu bisa membuat perencanaan bisnis yang matang. Berikut 3 hal yang perlu kamu teliti:

#1 Target Market. 

Banyak cara untuk meneliti target market, tapi metode yang menurut saya paling relevan saat ini saya temukan di buku Sell Like Crazy by Sabri Suby. Dalam bukunya, kamu akan belajar untuk menciptakan "Avatar" target market idaman kamu. Saya sarankan kamu beli dan baca bukunya untuk belajar lebih detail.

Melalui pembuatan "Avatar" ini kamu dapat mengenal target market kamu dengan lebih mendalam berdasarkan 4 aspek utama:

1. Harapan, impian, dan keinginan

2. Kehidupan sehari-hari

3. Tempat berkumpul dan bertemu

4. Media utama yang digunakan dalam berkomunikasi

Kalau skala bisnis kamu kecil, mendefinisikan target market adalah langkah yang sangat signifikan. Karena berarti kamu bisa fokus dalam memberikan yang terbaik bagi target market kamu. Dan kamu bisa menggunakan rumus ini untuk menentukan pricing, promotion, branding, sampai pengembangan menu.

#2 Lokasi. 

Tentukan lokasi usaha kamu berdasarkan: target market, biaya sewa, akses, dan perizinan usaha. 

Meskipun sekarang kamu bisa mengandalkan sosial media dan e-commerce, memiliki tempat yang mudah diakses dan mudah dilihat masih menjadi faktor utama sebuah brand diingat atau tidak. Buka opsi juga untuk membuka usaha kamu dengan berbagi 1 lokasi bersama bisnis lain agar biaya sewa lebih murah.

Kalau hal ini tidak memungkinkan, jangan patah harapan dulu. Ini hanya berarti kamu harus berinvestasi lebih di bagian pemasaran. Banyak juga kok coffee shop tersembunyi tapi laku banget.

#3 Kompetisi. 

Setelah melakukan riset atas target market dan lokasi, langkah riset terakhir adalah menganalisa kompetisi. Siapa yang membuat bisnis dengan target market yang kurang lebih mirip dengan kamu? Di lokasi yang sudah kamu tentukan, ada coffee shop atau restoran apa saja?

Buat analisa simpel dengan metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat). Yang harus kamu perhatikan dalam menganalisa kompetisi hanya dua hal:

• Apa yang membuat target market kamu senang dengan kompetitor?

• Di aspek mana kamu bisa mengalahkan mereka?

Kesimpulan

Wah, panjang juga ya. Dan ini baru setengahnya. Tadinya saya kira cukup di satu artikel, tapi kok nulisnya tidak selesai-selesai.

Saya buat bersambung aja ya, jadi minggu depan ada part 2. 

Mungkin beberapa dari kamu setelah baca sampai sini ada yang berpikir, "Masa sih buka coffee shop harus sebegininya? Kayanya terlalu ribet. Kurang santuy nih pemikirannya." 

Saya juga pernah kok mentoleransi diri sendiri dan ambil jalan-jalan pintas karena tidak mau terlalu pusing. Tapi alhasil banyak kesandung, banyak rugi, akhirnya mau tidak mau saya beresin semua dasar-dasarnya. Lebih pusing lagi membereskannya karena bisnis harus tetap berjalan.

Jadi, lebih baik diberesin dari awal kan?  

Sedia payung sebelum hujan. Ini peribahasa yang tepat sekali untuk topik ini. Mungkin malah lebih relevan sedia kapal sebelum badai. Karena memang seperti itu rasanya. 🤙

By: Dave Setiaputra, CEO & Co-Founder Three Folks